Plaatsingsdatum: 04/10/2021 eventuele wijzigingen nadien zijn niet opgenomen.
Als gevolg van COVID-19 zijn veel meer werknemers thuis gaan werken. De algemene verwachting is dat ook na de coronamaatregelen een grote groep werknemers (deels) thuis blijft werken.
Veel werkgevers hebben aangegeven dat thuiswerken een structurele afspraak wordt en dat zij daarom een vergoeding aan de werknemer willen geven voor de extra kosten van het thuiswerken.
2 euro per thuisgewerkte dag
Het kabinet heeft aan het Nibud gevraagd onderzoek te doen naar wat een reëel bedrag is als vergoeding voor de extra kosten die een werknemer maakt vanwege het thuiswerken. De kosten die het Nibud in het onderzoek heeft meegenomen zien op extra water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier en worden vastgesteld op gemiddeld 2 euro per thuisgewerkte dag. Het kabinet neemt de vaststelling door het Nibud over en stelt voor uit te gaan van een vrijstelling voor een forfaitair bedrag van maximaal 2 euro per thuisgewerkte dag.
Deze thuiswerkvergoeding van 2 euro per thuisgewerkte dag, mag ook verstrekt worden als een werknemer een deel van de dag thuiswerkt.
De vergoeding kan ook worden toegekend in de vorm van een vaste vergoeding per periode, zoals dat nu ook voor de reiskosten mogelijk is.
Samenloop thuiswerkkostenvergoeding en reiskostenvergoeding
Op één werkdag kan niet zowel de vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding als de vrijstelling voor een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer naar de vaste werkplek worden toegepast. Als een werknemer een deel van de dag thuiswerkt en het andere deel van de dag op de vaste werkplek werkt, kan er slechts gebruik worden gemaakt van maximaal één van de twee gerichte vrijstellingen. Mochten beide vergoedingen gegeven willen worden, dan is één van de twee vergoedingen een belaste vergoeding.
Eenzelfde beperking geldt ook voor de vrijgestelde vergoeding van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, de auto van de zaak of de fiets van de zaak.
Als een werknemer een deel van de dag thuiswerkt en vanuit huis naar een zakelijke afspraak gaat (niet zijnde de vaste werkplek), kan wél naast de vrijgestelde thuiswerkkostenvergoeding, een vrijgestelde reiskostenvergoeding voor de zakelijke reis worden toegekend.
Kosten werkplek
Voor de kosten die zien op het inrichten van een werkplek thuis, zoals de aanschaf van een bureau en een computer, bestaat al een gerichte vrijstelling en deze kosten vallen dus niet onder de thuiswerkkostenvergoeding.
Wat betekent dit voor uw organisatie?
Op basis van het wetsvoorstel kunt u per 2022 uw werknemers een vrijgestelde vergoeding geven voor thuiswerkkosten van maximaal 2 euro per thuisgewerkte dag. Hiervoor is het van belang om inzicht te hebben in het aantal dagen dat een werknemer gewoonlijk thuiswerkt. Ook omdat op dezelfde werkdag niet zowel een vrijgestelde vergoeding voor thuiswerkkosten als reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer mag worden gegeven. Wanneer u concrete afspraken met uw werknemers hebt gemaakt over het aantal thuiswerkdagen, dan hoeft dat bij een incidentele afwijking van de afgesproken verhouding niet tot een aanpassing van de vaste vergoedingen te leiden. Bij een meer structurele wijziging in de afspraken moeten de vaste vergoeding voor thuiswerkkosten en reiskosten naar de vaste werkplek wel worden aangepast.
De nieuwe mogelijkheid tot belastingvrije vergoeding van thuiswerkkosten voorziet in een grote behoefte bij werkgevers, maar vraagt wel om een nauwkeurige afstemming met, en aanpassing van, de vaste reiskostenvergoedingen.
